Il progetto ha come obiettivo l’istituzione di una funzione centralizzata di supporto alla gestione dei pazienti in attesa di ricovero da Pronto Soccorso in risposta al sovraffollamento cronico. Elemento cardine è la costituzione della centrale Visual Office, orientata a logiche di Lean Thinking e Visual Management.
Contesto e obiettivo
Le cronache degli ultimi mesi raccontano di un sistema dell’emergenza-urgenza italiano in sofferenza. Le cause sono diverse e complesse, tra cui una generale carenza di personale sanitario, aumento del numero accessi (in molti casi impropri), criticità organizzative e, soprattutto, difficoltà nella capacità di ricovero. Anche secondo la letteratura tra i fattori frequentemente indicati come causa di sovraffollamento c’è proprio l’incapacità interna all’ospedale di trasferire i pazienti in attesa di ricovero (boarding), nonché la presenza di colli di bottiglia nel percorso di accoglienza, presa in carico e dimissione dai reparti.
In generale, comunque, è bene ricordare che il tema del crowding (affollamento) è un fenomeno multi-fattoriale, largamente interconnesso con ambiti esterni al Pronto Soccorso, sia a livello intra che extra-ospedaliero.
A Niguarda, qualche anno prima della pandemia era stato avviato un importante percorso di analisi del fenomeno, per arrivare a identificare le principali aree di criticità, le cause e implementare azioni di miglioramento specifiche, soprattutto rispetto al flusso di ricovero.
Descrizione attività e risorse impiegate
Il PS di Niguarda è una struttura di emergenza-urgenza di II livello, riferimento per grandi traumi, urgenze neurologiche, cardiologiche e in per pazienti particolarmente complessi, grazie alle elevate competenze specialistiche e alla presenza di strutture come il Trauma Team, Centro Grandi Ustionati, Centro Antiveleni, Camera Iperbarica e Unità Spinale.
In media ogni anno vengono accolte oltre 90.000 persone, di cui circa il 15% richiede un ricovero ospedaliero.
Il progetto di miglioramento si è concentrato proprio sulla fase di “ricerca e assegnazione del posto letto” dal PS al reparto più idoneo. All’epoca, questa avveniva attraverso una trasmissione prevalentemente verbale di informazioni tra le Strutture. Di conseguenza non vi era una condivisione in tempo reale del contesto né un’efficiente pianificazione.
Elemento cardine del progetto è stato la costituzione di un nucleo operativo di infermieri bed manager, attivi 7 giorni su 7, che a livello operativo si avvale di “strumenti informatici visuali”. Questi professionisti si occupano del monitoraggio, programmazione e gestione dei posti letto nei reparti verso cui ricoverare e del coordinamento con il sistema di trasporto interno. Tutte queste attività vengono gestite grazie al software dedicato di “visual management”. L’applicativo permette di “aprire una finestra” sull’ospedale e di visualizzare, in maniera rapida e aggiornata, la situazione dei posti letto nei singoli reparti, dello stato e della posizione del paziente nel processo di ricovero, nonché di informazioni utili al trasporto o al reparto di destinazione, tra cui un eventuale rischio infettivo o necessità di ausili e presidi.
Parallelamente, nei reparti di area medica, i più coinvolti nel processo di ricovero dal PS, è stata implementata la pianificazione informatizzata del paziente (Plan for everypatient – P4EP), per gestire efficacemente le tappe del ricovero, fino alla dimissione e le eventuali criticità. In più, il bed manager può aiutare i reparti nei casi di problematiche che ritarderebbero la dimissione.
Risultati
Il progetto rientra in un lavoro più esteso di riorganizzazione e ottimizzazione del ricovero urgente da Pronto Soccorso. Con la centrale si è evoluta e facilitata la funzione di bed management aziendale, passando da una logica push a una pull in cui l’offerta di letti è meglio sincronizzata con le necessità di ricovero.
Grazie all’implementazione dello strumento informatico e soprattutto alle competenze trasversali del Bed Manager, il tempo di attesa in Pronto Soccorso prima del ricovero si è ridotto, è migliorata la gestione dei posti letto ed è diminuito il carico di attività non sanitarie sul personale di Pronto Soccorso.
SICS (Società Italiana di Comunicazione Scientifica e Sanitaria)
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